לפי כמעט שנה ישבתי עם עירית ודרור אדריכלים, שאני מלווה את השיווק שלהם, יחד הגענו למסקנה שאירוע לחגיגות 30 שנים למשרד, תהיה הדרך הנכונה לקדם את המשרד בכמה מישורים. והתחלנו להכין תוכנית שיווקית שמשלבת בתוכה את הנושא של האירוע – חגיגות ה30, יחד עם קידום המשרד והעשייה שלו. האירוע היה הצלחה, גם מבחינת כמות האנשים שהגיעו וגם מהגלים, שהוא עשה בחוגים שכיוונו אליהם.
אירוע ללקוחות, לשותפים ו/או לעובדים יכול לשמש כדרך שיווקית נהדרת לחזק את המיתוג של החברה, להשיק מוצר חדש או להכריז על שינויים, לחזק קשרים ולהעביר מסרים. אירוע הוא חוויה ולכן לטוב ולרע ייזכר הרבה יותר, מאשר פרסומת, מייל או שיחת טלפון ולכן ההשקעה בו היא חשובה. שימוש נכון בכלי השיווק הנוספים הקיימים, יכול לא רק להזמין יותר אנשים לאירוע, אלא להוות בסיס לקמפיין שיווקי שמעביר את המסר, גם לאלו שלא הגיעו.
רציתי לשתף אתכם בכמה נקודות שיביאו להצלחת האירוע:
לתכנן אירוע טוב לוקח זמן, יש הרבה החלטות בדרך ולאנשים, בעיקר החשובים, יש עוד אירועים ופעילויות ולכן הודעה מספיק זמן מראש תגדיל את כמות האנשים. מוזמנים אוהבים ששולחים להם הזמנה מספיק זמן מראש, זה מדגיש להם כמה הם חשובים לכם.
האירוע עצמו צריך להיות מעניין למוזמנים, רצוי שנותן ערך מוסף, במיקום מתאים וכמובן שאוכל ושתיה מאוד רצויים. כאשר מחליטים על האירוע צריך לכוון אותו למוזמנים, לעניין אותם, להביא להם ערך מוסף, לתת להם תחושה של חשיבות. לא לשכוח להנגיש להם את האירוע מבחינת מיקום, חניה, תחבורה ציבורית.
להכין רשימה של כל הערוצים והמדיות שעומדים בפניכם להזמין לאירוע :
טלפונים – את האנשים שחשוב לכם לראות באירוע כדאי שתזמינו טלפונית, בנוסף לשאר דרכי ההודעה. תדאגו שאנשי מפתח בארגון (מנכ"ל, מנהלים בכירים ואנשי מכירות) ישקיעו את המאמץ להתקשר ולהזמין אנשים חשובים. בנוסף צריך להקדיש עוד זמן של אנשים בארגון שיוכלו להתקשר ו/או מוקד טלפוני חיצוני. רצוי שגם יהיה מישהו שיכול לקבל טלפונים ולרשום את המוזמנים.
דיוור אלקטרוני- שליחת אי-מיילים לכל המוזמנים, האם אתם בד"כ שולחים ניוזלטר ויש לכם את המנגנון כבר מאורגן, או שזה הזמן לאסוף את הרשימות של האי-מיילים ולהתחיל לבדוק איזה כלי יהיה נכון עבורכם לשימוש, גם בהמשך הדרך השיווקית.
האתר שלכם – איפה אפשר לשים באנרים עם ההזמנות לאירוע? האם יש מקום לפוסטים ו/או מאמרים שיכולים להקדים ולדון בנושא האירוע או נושאים דומים? האם אפשר לעשות דף נחיתה ייעודי לאירוע? מיני-אתר?
רשתות חברתיות – יש לכם דף עסקי בפייסבוק, לינקדאין, אינסטגרם, גוגל+,פינטרסט או טוויטר? קבוצה בניהולכם? האם אפשר להשתמש בעובדים, לקוחות, שותפים עסקיים בכדי לקדם את האירוע, ברשתות האלו?
דיוור פיזי – האם הלקוחות שלכם מתאים להם יותר שיזמינו אותם בדרך הישנה? או שיש לכם עיתון או ניזלטר פיזי שנשלח קבוע ללקוחות שאפשר להשתמש בו?
האם יש לכם משאבים כספיים לפרסם את האירוע בכסף דרך הרשתות החברתיות, עיתונים או גוגל?
יחסי ציבור – במידה ואתם חברה גדולה או מרימים את אירוע השנה, האם אפשר לעניין את העיתונאים על האירוע ולמנף את האירוע לאירוע חדשותי? אולי בעיתונות המקצועית?
בלוגרים או "אושיות" אחרות ברשתות חברתיות שאפשר להשתמש בהם לפרסם את האירוע לפני או אחרי...
פה לאוזן – עד כמה אתם יכולים לעודד את העובדים, שותפים ואפילו הלקוחות לספר על האירוע ללקוחות פוטנציאלים אחרים, לפני או אחרי.
הכינו מראש גרפיקה כוללת לאירוע כלומר - הזמנות שישלחו במייל, בדואר, ניוזלטר, גרפיקה תואמת לפוסטים ברשתות החברתיות וכו'. דפי נחיתה או אתר ייעודי שבהם יהיה אפשר להירשם לאירוע.
דאגו שתהיה מערכת שתוכל לקלוט את כל השמות המיילים והטלפונים לרשימה גדולה שאפשר להשתמש בה אחר-כך בכדי לשלוח תזכורות ולעשות טלפונים. (רצוי CRM ) ואנשים שיכולו לרשום מוזמנים שמתקשרים טלפונים או שולחים מיילים, כאישור הגעה.
פיתחו לוח שנה, רצוי גדול או דגיטלי (אפשר להוריד לגוגל דוקס או וורד/אקסל) ותכינו תוכנית שיווקית של האירוע, תכתבו על הלוח שנה איזה פוסטים, מאמרים, ניוסלטרים, דיוורים מתי ומי עושים טלפונים , הנה כמה רעיונות למילוי של הלו"ז:
Save the Date - ברגע שקובעים תאריך ומקום (תמיד הולכים קומפלט), אם אתם מהמתוכננים ואתם הזמנתם מקום שנה מראש חכו עד 2-3 חודשים לפני אירוע בארץ, חצי שנה אם זה אירוע בינ"ל. אפשר לשלוח הודעה בכל דרך אפשרית על "שימרו על התאריך".
הפצה של תוכן מרמז- לאורך הרבה זמן, גם לפני ההודעה על האירוע, הוציאו תוכן: מאמרים, פוסטים, סרטונים ועוד על נושאים שמתקשרים לאירוע, אבל חשוב שהם יהיו קשורים למסרים הכלליים של החברה ומתאימים למוזמנים, כמובן שרצוי להיות יצירתיים. למשל באירוע לחגיגות ה-30 לעירית ודרור אדריכלים הוצאנו פוסטים שהשם שלהם כלל 30 והיו קשורים לתכנון אורבני למשל: "30 גינות אורבניות מעוררות השראה".
הזמנה רשמית - כחודש חודשיים לפני האירוע, שילחו הזמנה בכל דרך אפשרית לכם, שכוללת מיקום, זמן ותוכן של האירוע. בקשו מהאנשים לאשר השתתפות או להירשם מבעוד מועד.
פוסט אירוע בפייסבוק וקדמו אותו
פרסום ממומן כדאי לעשות ב 3 גלים: עם הודעת: "שימרו על התאריך", בהוצאת ההזמנה וקרוב לאירוע.
טיזרים - הפיצו תוכן שמרמז על מה יהיה באירוע, ספרו על המרצים, אירועים דומים שנים קודמות. הכל כמובן עם לינקים לדפי נחיתה או האתר של האירוע.
יחסי הציבור ו"אושיות אינטרנט" – הפצת הודעות לעיתונות, עבודה עם עיתונאים, בלוגרים, ולוגרים, יו-טיוברים, "אושיות אינסטגרם" ועוד יכולים להיות לכם לעזר לעברת המסר על האירוע.
לוודא בארגון שכולם יודעים על האירוע, שהם שולחים אישית הזמנות ומרימים טלפונים, שהם מגיעים, ועושים לייקים ושרים לפוסטים.
לשלוח הזמנות שוב ושוב - שלושה שבועות, שבועיים, שבוע לפני שילחו שוב הזמנות במייל, לאלו שלא אישרו הגעה.
פרסמו ברשתות החברתיות בתדירות גבוהה את האירוע, אל תתביישו אתם לא נודניקים, לא כולם רואים את כל הפוסטים ולכן כל המרבה הרי זה משובח. כמובן שאם אפשר לגוון את סוגי ההזמנות והדרכים להזמין הרי זה גם משובח.
הזמנות בהודעות טקסט לטלפונים (SMS או WhatApp) עם לינקים לדפי הנחיתה.
להתקשר - שבוע לפני האירוע להתחיל לעשות טלפונים:
להזכיר לאנשים שנרשמו מזמן שהם רשומים ולוודא שהם אכן יגיעו
להזמין אישית את אלו שלא נרשמו שירשמו
יום קודם, תשלחו הודעות טקסט לתזכר את כל מי שאישר עם פרטי המיקום והשעה, גם אלו שדיברתם איתם אתמול. (אפשר גם לינק לוויז)
יום אחרי האירוע לשלוח מייל עם תודה גדולה למשתתפים, רצוי עם קישור למאגר התמונות וסרטונים מהאירוע, מי שהיה רוצה לראות את עצמו ומי שלא רוצה לראות מי ומה היה.
תצלמו הרבה באירוע, תשמרו את המצגות ותתעדו כמה שרק אפשר, זה תוכן שאפשר להשתמש בו אחרי האירוע לקידום החברה והמוצרים, דרך הרשתות החברתיות, ניוזלטרים ועוד.
חברת אפל משתמשת באירועי ההשקה למוצרים שלהם, כאחד מכלי השיווק החזקים ביותר של החברה, אירוע ההשקה האחרון של אי-פון 8 היה אירוע חדשותי בינ"ל. גם אתם יכולים לשווק את האירוע שלכם לכדי הצלחה ולהשתמש בו לשיווק שלכם.
