אם נוציא לרגע את הכיסא והשולחן מהמשוואה, הרי שאקסל (כשם גנרי לגליונות אלקטרונים) הוא הכלי שהשתמשתי בו הכי הרבה לאורך כל השנים שניהלתי שיווק, מהיותי מרקום בחברת מחשבים ועד ניהול e-commerce בחברת קוסמטיקה, נדיר היה למצוא אותי מבלי אקסל ברקע. אני והגליונות האלקטרונים בחיי חוגגנו בינואר 25 שנות עבודה משותפות, עברנו המון יחד, תפקידים שונים, חברות שונות והם תמיד תמיד ליוו אותי ועזרו לי לחשב, להציג דוחות, לנהל קמפיינים ולעשות אופטימיזציה. בהתחלה היה זה ה NOTE123, שהבוסית הראשונה שלי התעקשה שאלמד לבוריו, אח"כ בא האקסל והיום הצטרף עליו גם הSheets של גוגל.
אז מה הם שימושים העיקריים לאקסל כחלק מתפקיד של מנהלת שיווק או ממהלת קמפיינים ואיך תוכנה של גליונות אלקטרונים יכולה להקפיץ את היכולות המקצועיות שלכם לרמה גבוהה הרבה יותר. הכנתי רשימה של 10 שימושים שישפרו את התפקוד של משווקים אם הם ישתמשו באקסל:
1-הכנת טבלאות
הדרך שבא כולם משתמשים באקסל היא להכין טבלאות פשוטות שהן רשימות בעצם, כמו רשימות של מערכות בהם הם משתמשים והיוזר שלהם והסיסמא, רשימת מטלות ולו"ז של פרסומים. כל אלה אינם דורשים ידע באקסל וגם לא ממש משתמשים ביכולות הייחודיות של התוכנה אבל מאוד נוח לעבוד בצורה הזו. טיפה הכרות עם כמה פונקציות ויכולות בסיסיות יאפשרו לכם לשפר אפילו את הרשימות אלה ואת השימוש בהן, כך שזה יחסוך לכם זמן וגם יציג אתכם בצורה מקצועית אם אתם משתפים בטבלאות אחרים.
2-חיבור של מידע
בשימוש במערכות דיגיטליות לשיווק אפשר להשיג הרבה מידע, הן על התפוצה של המסרים והן על הלקוחות, והחוכמה הגדולה היא לשלב בין מקורות המידע השונים לדוחות אינטגרטיביים שיתנו לכם את הסיפור המלא או החתך הנכון של המידע. בגלל שניתן להוריד את המידע לאקסל, אפשר להשתמש בו לעשות מניפולציות על המידע שהכלים לא עושים, או לשלב מידע שמגיע מיותר ממקור אחד, כמו שילוב של מידע מ Facebook וAdwords ועוד כלי פרסום בכדי להגיש דוח מסכם. שילוב של מידע שמגיע מנתוני שטח או CRM ולשלב אותו עם מידע שמגיע מאנליטיקס, יכול להוות את המרכיב החסר בכדי לעלות על בעיות בין השיווק ברשת להתנהגות צרכנית בפועל.
3-הכנת לינקים חכמים עם פרמטרים, בקלות ובאופן מסודר
בין אם אתם עובדים עם תוכנות שמודדות תנועה באתר (אנליטיקס למשל) או תוכנות CRM שמודדות לידים אתם בוודאי מודעים לכך שבכדאי לוודא שהתנועה נמדדת נכון עדיף להשתמש עם פרמטרים נוספים ללינקים שמאפשרים לתוכנות לספור נכון את התנועה. למשל פרמטרים של UTM בתוכנת אנליטיקס, מאפשרים למדוד תנועה מחוץ לגוגל עם מידע. גם בשביל לשמור על הלינקים באופן מסודר אבל בעיקר בכדאי לבנות אותם בלי טעויות מומלץ להשתמש בגליון אלקטרוני עם פונקציות שמאחדות את המידע לכדי לינקים מתאימים לשימוש.
4-מעבר של מידע בין המערכות
היום יש המון מערכות ואפליקציות שעוזרות לנו לנהל קמפיינים ושיווק, אז למה צריך אקסל? פרסום אנחנו מנהלים במערכות פרסום כמו Adwords או Ad Manager, לדוחות יש אפליקציות דוחות כמו Tablueo, לניהול לידים ולקוחות משתמשים ב CRM (במקרה הטוב זה אותו כלי בארגון), מערכות לשליחת מיילים, בחלק מהאירגונים יש גם מערכות BI (ניהול מידע כולל אנליטיקס) ועוד מערכות בהתאם לארגון. ראשית רוב המעברים בין הכלים דורשים מעבר בקבצים שניתן לערוך באקסל, בין אם מעבר לכלי טוב יותר או שילוב עבודה בין הכלים השונים. מכיוון שהוא כל כך נפוץ ובעל יכולות מגוונות, אך גם פשוטות, הוא מהווה כמעין HUB מקשר בין כלים ותוכנות ומאפשר לשמור מידע שעוברים בין הכלים השונים.
5-גמישות וחוסר תלות במערכות יקרות
ידע בינוני ומעלה בתפעול של גליונות אלקטרונים מאפשר לאנשי שיווק גמישות גדולה יותר, הם פחות כבולים למערכות או אפליקציות שיעשו להם את החישובים ויכולים להשתמש אקסל. מערכות שמשלבות את הרבה כלים או לפחות חלק משמעותי שלהם, הן מערכות יקרות שרוב החברות לא יכולות להשקיע בהן, ולכן אנשי שיווק שיכולים להסתדר בלעדיהן יוכלו לעבוד יותר טוב בתנאי עבודה כאלה.
6-הגדלת האפשריות לעריכה באופן מהיר ואוטומטי
הרבה ממערכות הפירסום הממוחשבות כמו Adwords מאפשרות להוריד את הקמפיינים לגליון אלקטרוני, מה שמאפשר לעשות עליו שינויים קלים, כמו להוסיף מילה לכל דבר או לשנות קצת את הערכים ואז לעלות אותו שוב כתיקון או כקבוצה או קמפיין חדש. נכון שכלי העריכה כמו ה EDITOR עושים רוב מהשינויים האלו בקלות, אבל לא את כולם. יש מערכות פרסום פחות חכמות שללא ידע באקסל העבודה עליהן דורשת יותר זמן ועבודה "ידנית", כמו במערכת הפרסום של אמזון. למשל לשנות את כל המספרים שמופיעים בשמות למספרים וההיפך ב3 קליקים, לגליון של 1000 מודעות.
7-הכנת דוחות חכמים לבוסים / לקוחות
האמת שהדבר הכי שווה באקסל הוא כמובן להכין דוחות וגרפים לבוס, או ללקוחות, הרי בסופו של דבר אם לא מציגים את הנתונים ברור ונכון, מה שווה כל הפרסום? כמו שהלקוחות מגיבים טוב לנתונים פשוטים וברורים כך גם בוסים, וכלי הפרסום לא תמיד מאפשרים לנו להראות את התוצאות בצורה המיטבית שלהם. טבלה אחת ברורה או שתיים קצרות יכולות לעשות לכם את השירות הטוב ביותר ואם אתם יודעים להכין אותן, יכול להיות ההבדל בין קידום לפיטורים.
8-הכנת גרפים שפשוט מעבירים את המסר הכי טוב
הרבה פעמים גרף אחד יעביר את המידע בצורה המהירה והברורה ביותר, מאשר טבלה ארוכה ומסובכת. הצגה של גרפים מתאימה להצגת הנתונים למנהלים ולקוחות אבל לפעמים גם לעצמך. אם אפשר לראות את הנתונים אפשר גם להבין אותם מהר יותר. אקסל מאפשר להעביר את הגרף ב"העתק והדבק" למצגת של פאורפוינט, ובכך לחסוך זמן על בניית גרפים מסובכת למצגות.
9-חישובי עלויות, רווחים ותחזיות
כמנהלי קמפיינים אתם צריכים לדעת כמה תוציאו על פירסום שבוע הבא, חודש הבא אפילו בשנה הבאה, מה התוצאות שאתם חושבים שתשיגו. לשם כך אתם לוקחים את נתוני העבר ומעבדים אותם בהתאם לתחזיות, אני מניחה שאפשר לעשות את זה על טבלת וורד ולחשב במחשבון, או על הנייר. חישובים מהירים וגורפים על טבלאות שלמות אפשרי בקלות בגליונות אלקטרונים.
חישובי עלויות לפי פרמטרים שונים למשל אם נתונה עלות של CPM מה אנחנו מצפים שיהיה ה CPL, בהינתן CTR שונים וConversion Rate שונים. נשמע כמו שאלה בבגרות? טבלת אקסל עם פונקציות פשוטות יכולה לתת אפשרויות חיזוי, שיתנו תשובה חכמה להאם הצעת המחיר שפירסום שווה או לא?
10-טיוב של מאגרי נתונים
רשימות של לידים, לקוחות, שותפים, שחקנים הם רק חלק מהרשימות שאנחנו עובדים איתם וכמעט תמיד צריך לעבור עליהן ולבדוק שיש כמה שפחות טעויות. באקסל אפשר לעבוד ולתקן רשימות גדולות ע"י חיפושים אוטומטיים ואפילו תיכנות קל של הגליון. נכון שמעצבן שיש לידים שמסתיימים ב Gail.com או gamil.com ב3 קליקים אפשר להחליף את כולם ל gmail.com ולהכניס את המיילים הנכונים לפייסבוק לקמפיין הריטרגטיג החדש שהוצאתם.
אז בשביל להיות מנהל קמפיינים טוב או מנהלת שיווק מוצלחת צריך לדעת אקסל, וזו הסיבה שרוב מודעות הדרושים בתחום מבקשים ידע באקסל. אם אתם חכמים מספיק בשביל Adwords אין שום סיבה שלא תדעו אקסל במידה מספקת לעבודה בתחום. אתם יכולים ללמוד בעזרת קורסים אונליין לעבוד עם תוכנות של גליונות אלקטרונים או להצטרף לקורס שאני מעבירה, שבוא תלמדו לנהל טבלאות נכון, פונקציות בסיסיות כמו VLOOKUP, CONCATENATE , וגם כתיבה של פונקציות IF מתוכמות יותר, לחתוך מידע חכם עם pivot , עצוב טבלאות והכנת גרפים. כבונוס נלמד גם קיצורי מקלדת שיקלו ויזרזו את העבודה ולמתקדמים עבודה במאקרו.
